Merces

Esdal College

“De keuze voor Merces is een succesverhaal”

“Wij hebben een aantal jaar geleden besloten onze personeels- en salarisadministratie ‘in te besteden’.  Dat is een succesverhaal geworden.” Het Esdal College koos in 2013 voor samenwerking met Merces. Matthias Kooistra, directeur/bestuurder van de Drentse scholengemeenschap voor openbaar voortgezet onderwijs, is enthousiast over hoe die keuze is uitgepakt. “We hebben veel meer de regie over de personeelsadministratie, de kosten zijn flink gedaald en het werkplezier is toegenomen.”

Het Esdal College werkte voorheen met Edukaat. Dat pakket werd uitgefaseerd en dat was aanleiding om geschikte alternatieven te onderzoeken. Bovendien was het voornemen om voortaan de administratie zelf uit te voeren en niet meer uit te besteden. Matthias Kooistra: “Destijds waren de functionele verschillen tussen de pakketten op zich niet heel groot. Met name  de mensen en de service van Merces in combinatie met een goede prijs gaven toen de doorslag. Wat voor ons ook meetelde, is dat Merces mensen kan leveren die de administratie tijdelijk overnemen, bijvoorbeeld bij ziekte. Dat gaf ons extra zekerheid die nodig was om de overstap te maken.”

‘Helpdesk is goed’

In 2013 startte het Esdal College – met zes vestigingen in Emmen en omstreken en ongeveer 400 medewerkers –  met Merces@Work. Kooistra: “Dezelfde twee dames die eerder alleen de voorbereidingen deden en vervolgens de gegevens aan ons administratiekantoor overdroegen, kregen nu de verantwoordelijkheid voor de totale personeels- en salarisadministratie. Dat durfden we ook dankzij de uitgebreide ondersteuning van Merces aan.” Begin 2015 volgde de overstap naar HR2Day. “De eerste periode hebben we er vooral voor gezorgd dat de basis stevig stond. Dat salarissen op tijd en correct worden uitbetaald en dat gegevens allemaal kloppen. Dat is gerealiseerd en nu gaan we verder. HR2Day biedt allerlei functionaliteiten voor automatisering en digitalisering. Zo richten we nu workflows in en we benutten de selfservicecomponent nog beter.”

“De helpdesk van Merces is goed. Voor inhoudelijke vragen kunnen we daar altijd terecht. Het kennisniveau is hoog en de servicegerichtheid van de medewerkers is echt opvallend. Ze weten het antwoord en anders zoeken ze het direct op. Voor technische vragen – over het systeem zelf bijvoorbeeld – kunnen we daar ook terecht, maar dat heeft zich nog nooit voorgedaan. De performance is top en de beschikbaarheid is voor zover ik weet 99,9 %.”

De grootste winst is het werkplezier

“HR2Day is een efficiënt en gebruiksvriendelijk cloudsysteem. Door de administratie nu zelf te doen, besparen we veel kosten. Maar de grootste winst is misschien nog wel het werkplezier. Het is veel leuker om het zelf te doen. Daardoor heb je veel meer grip op de materie. Bovendien zijn we trots dat we het nu zelf doen. Dat is een topprestatie van onze dames van personeels- en salarisadministratie. Maar het is zeker ook de verdienste van Merces. Het systeem en de serviceverlening hebben ons alle vertrouwen en ondersteuning gegeven om de personeels- en salarisadministratie zelf te doen en te blijven doen.”

 

Matthias Kooistra
Directeur / Bestuurder Esdal College Emmen