Merces

Samenwerking op z’n best

Erica Blaak is HR manager van beroep en zet haar kennis op dit gebied veelzijdig in: als HR-manager bij het Montessori Lyceum in Rotterdam, als HR-consultant bij DAJC en als vakdocent voor de HBO opleiding HRM. In twee van haar drie banen werkt zij samen met Merces. Ze vertelt over dit partnerschap.

Maatwerk
“Vier jaar geleden stapten we bij het Montessori Lyceum over op HR2day”, vertelt Erica. “Voorheen maakten scholen veelal gebruik van een administratiekantoor, dat onder andere zorgde voor de salaris- en personeelsadministratie. Dit soort zaken wilden wij graag zelf doen, maar wel met de juiste aanvullende kennis en expertise op de achtergrond.” Deze partner vonden zij in Merces: de school houdt zelf de regie, terwijl Merces hun expertise biedt. Erica: “Wat zo fijn is aan HR2day, is dat je het altijd zo in kunt richten dat het voor jouw school het beste van toepassing is. De basis is een standaardsysteem en maatwerk is altijd mogelijk. Zo kun je alle eigen schoolregels in het systeem opnemen, naast de reguliere cao-afspraken. Het systeem is modulair op te bouwen en dus naar wens uit te breiden. Medewerkers hebben hun persoonlijke portal op HR2day. Daar kunnen zij hun loonstroken inzien, verlof aanvragen, declaraties indienen, etc. Met de rapportage-en analysetools is het heel gemakkelijk om managementrapportages op te stellen voor het bestuur en de schoolleiding. Zelfs het creëren van maatwerkrapportages is mogelijk. Dat scheelt echt veel tijd!”

Digitalisering
Momenteel is het Montessori Lyceum bezig met het digitaliseren van de complete personeelsdossiers. Een akte van benoeming bijvoorbeeld, wordt nu direct digitaal gemaakt. Zowel de rector als de medewerker kunnen deze digitaal ondertekenen en het systeem verwerkt de akte automatisch in het personeelsdossier. “Dit scheelt een hoop tijd en medewerkers hebben direct inzicht in hun actuele dossier,” vertelt Erica. “Het digitaliseren van de papieren dossiers is een grote klus, waar Merces ook bij had kunnen helpen. Wij hebben ervoor gekozen dit zelf te doen en het moment aangegrepen om alle personeelsdossiers te checken op nieuwe regels die de AVG stelt. Zo zijn we op dat gebied direct AVG-proof.”

Partners
Ook vanuit haar baan bij DAJC werkt Erica samen met Merces. DAJC richt zich op de ontwikkeling van HR binnen organisaties en biedt ondersteuning en advies op dit gebied. Erica: “Klanten van Merces kunnen nog wel eens extra ondersteuning gebruiken op HR-gebied, bijvoorbeeld vanwege zwangerschapsverlof, onderbezetting op de HR-afdeling of voor het uitvoeren van een groot, tijdelijk project. In dat geval biedt DAJC ondersteuning door HR-professionals te leveren. Deze manier van samenwerken is nog heel vers, maar onze expertisen vullen elkaar erg goed aan. Daar kan nog veel meer uit komen.”

Erica is erg te spreken over de flexibiliteit van Merces. Dit heeft zij zowel als klant als samenwerkingspartner ervaren. “Merces vult aan vanuit hun expertise. Of je nu de hele administratie wil uitbesteden of zelf de regie wil behouden met een professionele partner op de achtergrond, bij Merces is het allemaal mogelijk.”

In deze samenwerking vervulde Merces de rol van implementatiepartner. Merces kan als kennispartner in het onderwijs daarnaast ook diverse andere rollen vervullen, waaronder sparringspartner, werkplekondersteuning en het verzorgen van E-HRM en financiële dienstverlening.