Merces

Blog

Zes tips voor de promotie van Selfservice

Maikel
van den Bosch

De tevredenheid over je HR-Services verhogen en de kosten van je dienstverlening verlagen? Een vaak ingezet middel hiervoor is HR SelfService. Sleutel in het succes is uiteraard wel dat de medewerkers het portaal daadwerkelijk gaan, en vooral blijven, gebruiken. Natuurlijk is de keuze die je maakt in de functionaliteit die je aanbiedt hier belangrijk in. Er moet immers een aanleiding zijn om in te loggen. Maar los daarvan is het belangrijk om het SelfService portaal vanaf de eerste dag intern te promoten. Hoe je dat doet? Hier zijn zes tips.

 

1. Houd rekening met de communicatie tijdens de implementatie
Medewerkers gebruiken de HR-SelfService straks alleen als ze overtuigd zijn dat het portaal makkelijker werkt dan de kanalen die ze nu gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan mail of een telefoontje. De kunst is de medewerker hiervan te overtuigen. Met alleen een e-mail bij de lancering krijg je jouw collega’s niet mee. Betrek toekomstige gebruikers liever vanaf het begin bij de implementatie. Vraag medewerkers bijvoorbeeld waar het portaal functioneel aan moet voldoen om een verbetering te zijn.

Let daarbij op dat je tegelijkertijd niet in de valkuil stapt dat je de medewerkers tot in detail laat bepalen hoe de functionaliteit moet werken. Want hoe meer mensen betrokken zijn, hoe meer meningen. Daarbij kun je je tevens afvragen of alle betrokkenen wel in staat zijn om vanuit dezelfde doelen naar het project te kijken en daarop dus invulling te geven.

 

2. Kies hoe en waarmee je communiceert
Iedere schoolorganisatie heeft zijn eigen doelen met de invoering van HR-SelfService. Zorg ervoor dat jouw doelen aansluiten op de wensen van jouw klanten -want dat zijn je medewerkers immers. Hier kun je vervolgens op inspelen met de middelen die je maakt, zodat je klanten zich meer aangesproken voelen.

Gebruik niet alleen de geijkte middelen als bijeenkomsten, presentaties en nieuwsbrieven. Maar maak ook posters, bureaukaarten, een instructievideo, screensaver of een grappige gadget. Zorg dat je deze promotiemiddelen inzet op plekken waar ze nodig zijn.

 

3. Vier de livegang groots
Hoe leuk is het wanneer je live gaat met een feestje? Breng de livegang van HR Selfservice groots en duidelijk zodat medewerkers direct weten van de nieuwe mogelijkheden. Deel taart uit en hang posters op. Houd het enthousiasme er in en beloon mensen die de tools trouw blijven gebruiken, bijvoorbeeld met iets lekkers.

 

4. Zorg ervoor dat de functionaliteit 100% gebruiksklaar is
Het ligt misschien voor de hand, maar een eerste indruk maak je maar 1 keer. Op het moment dat je breed aandacht gaat aan de nieuwe functionaliteit -met een feestje- en ook inhoudelijk dieper op de materie ingaat, moet de functionaliteit echt 100% gebruiksklaar zijn. Als je de mensen overtuigd hebt wil je natuurlijk niet dat ze tegen problemen aan lopen. Creëer hiervoor ruimte in de planning, voor het geval de implementatie als gevolg van technische tegenvallers onverhoopt uitloopt. Je wilt de lancering niet uit moeten stellen of half doen.

 

5. Houd het onder de aandacht, ook na de livegang
Ook wanneer het portaal een tijdje live is, is het handig om de medewerkers af en toe te motiveren om HR Selfservice te blijven gebruiken. Het is niet alleen belangrijk dat het portaal live gaat, maar ook dat medewerkers deze blijven gebruiken.

 

6. Evalueer en stuur waar nodig bij
Analyseer het promotieproces zodat je ziet wanneer doelen gehaald zijn. Meet het gebruik en bepaal  hoeveel tijd je werkelijk bespaart door de inzet van HR-Selfservice. Deel dit resultaat in de organisatie. Wanneer het nodig stuur je bij. Zoek uit waar de problemen liggen, bijvoorbeeld welke afdelingen er amper gebruik van maakt, en introduceer een specifieke campagne.

 

Pas deze zes tips toe en zorg dat HR-Selfservice ook bij jou een succes wordt.
Wil je er meer over weten. Neem dan snel contact met mij op. Mail naar m.vandenbosch@merces.nl of bel naar 088-6489182.