Merces

Blog

Efficiënter werken; zo doe je dat

10 tips

Toon
Griffioen

Heeft de dag te weinig uren? Met deze tips deel je je tijd efficiënter in!

  1. Begin de dag met een lijstje van werkzaamheden, gewoon ouderwets op papier. Leg dat naast je geweldige superlaptop of –pc en kijk er zo vaak naar als je wilt. Streep door wat je gedaan hebt en af is. Zo fijn om te doen en naar te kijken…
  2. Beperk het aantal urgente taken tot een minimum. Vijf urgente zaken is veel… Als je er meer hebt, vraag je dan af waarom ze urgent zijn en neem maatregelen.
  3. Zorg dat je alle informatie die je nodig hebt voor een taak compleet hebt. Schattingen, aannames, indicaties, houtskoolschetsen, concepten, het zijn allemaal aanduidingen voor iets wat niet concreet is, leidend tot nieuwe discussies en het levert je weer nieuw werk op.
  4. Zoek een rustige werkplek, ook als je thuis werkt. Kantoortuinen zijn hartstikke efficiënt als je van gezelligheid houdt.
  5. Ben je net lekker bezig? Onderbreek collega’s die een praatje komen maken dan met de vraag: “ik heb nu even iets urgents, kan het later op de dag? Waarschijnlijk komen ze die dag niet meer terug.
  6. Open niet meer dan vier applicaties tegelijk op je PC. Niemand wordt gelukkig van multitasking. In werkelijkheid is multitasking meestal ongeorganiseerd werkzaamheden door andere werkzaamheden laten verstoren…
  7. Ja, de radio aan met veel geklets en veel gezongen muziek leidt af. Draai eens rustige muziek. Gewoon proberen, misschien wel klassiek (je moet maar zo denken: vroeger bestond er geen klassieke muziek), je kan het… of zet de radio helemaal uit.
  8. Doe alleen de dingen waar je goed in bent. Een voorbeeld: als je een presentatie moet maken en je bent goed in de inhoud, laat de vormgeving dan aan iemand anders over. Resultaat: minstens twee blije mensen…
  9. De hele dag je mail aan en open. Niet doen! Als je net lekker bezig bent en je ziet vanuit je ooghoek weer dat blokje omhoog piepen met de melding dat er wéér een nieuwe mail is, is de verleiding wel heel erg groot om toch even te kijken wat het is. Misschien is het wel heel erg belangrijk (dan bellen ze wel). Ook al kijk je niet, je bent toch afgeleid en uit je concentratie. Dit zelfde geldt trouwens ook voor het geluidje van een nieuwe mail. Check liever op vaste tijden je mail.
  10. Laat computers doen waar ze goed in zijn: gestandaardiseerde processen automatisch afhandelen. Jij bent op kantoor voor de uitzonderingen. Dat is leuker en effectiever.

Soms is efficiënt en effectiever werken helemaal niet nodig of zelfs ongewenst, bijvoorbeeld als er teveel geld is. Tip: geen slapende managers wakker maken. Maar serieus: efficiënt en effectief werken is een contextgevoelig begrip. Ik ga liever niet gezellig eten in een restaurant waar alles efficiënt en effectief verloopt. Je kent dat wel: met die handcomputertjes waarmee de ober probeert om mijn Martini met niet teveel ijsblokjes en een dun schijfje citroen te bestellen. En ja, ik geef toe, zonder ijs en citroen is ook goed, maar dit is leuker…