Merces

Waarom we niet alles zouden moeten willen weten…

Een bekende stelling is: je weet niet wat je niet weet, en als je weet wat je niet weet dan ben je waarschijnlijk te laat… Voorbeeld: je krijgt een lekke band en constateert op dat moment dat het handig was geweest als je zou weten hoe je een wiel verwisselt. Kortom: je kunt maar beter alles weten, ook hoe je een lekke band kunt voorkomen. Maar is dat wel realistisch en verstandig?

Het onderwijs is koploper op het gebied van registratie van een indrukwekkend aantal details rondom de ontwikkeling van de leerling. Maar waarom doen we dat allemaal? Het antwoord is eenvoudig: we zijn bang. Bang dat er iets misgaat. Bang om te moeten verantwoorden als er iets mis gaat. Want als er iets mis gaat dan is dat iemands schuld. En zo vertrouwen we elkaar niet meer.

Ik geef toe: in de negen jaar dat ik basisschooldocent en -directeur ben geweest had ik het onderwijsprogramma bepaald niet altijd op orde. Dat gold ook voor de informatievoorziening. We waren wel heel goed met musicals en andere creatieve activiteiten. Dat werd niet altijd gewaardeerd maar er waren uitzonderingen. Het mooiste compliment kreeg ik van de voorzitter van de medezeggenschapsraad: “mijn zoon heeft qua rekenen, taal, etc. nauwelijks iets bij je geleerd, maar hij heeft zich ontwikkeld tot een gelukkig en plezierig mens. Hij is nu een succesvolle onderwijsadviseur”. Kortom, zonder informatie kan het ook goed komen.

Geavanceerde systemen registeren van alles, waarschuwen ons vooraf en leveren ons een schat aan informatie. De realiteit is dat we, hoe goed we de informatie ook verzamelen, registreren en presenteren en hoe actueel deze ook is, calamiteiten niet altijd kunnen voorkomen. Nog steeds storten er vliegtuigen neer, zinken onderzeeboten, overstromen er hele gebieden en plegen mensen fraude.

Een tweede ontboezeming: ik ben verslaafd aan gecompliceerde dashboards in mijn auto, hoe meer lampjes en metertjes, hoe beter. Als gelukkige bestuurder houd ik die strak in de gaten en heb ik alles onder controle….. denk ik…..

En daar gaat het mis: we krijgen alleen maar meer informatie, we verliezen het overzicht, de informatiewaarde neemt af en we blijken vervolgens minder grip te hebben dan we dachten.
Maar soms lukt het om dit een halt toe te roepen. De ontwerpers van de Saab 9-3 introduceerden het nightpanel: de bestuurder kon bij nachtelijke ritten deze optie inschakelen zodat slechts de snelheids- en de brandstofmeter zichtbaar waren, voldoende om veilig van A. naar B. te reizen.

“Less is more” geldt m.i. ook voor informatie in het onderwijs. Wellicht helpt deze blog bij strategie en beleid rondom de besturing van het onderwijs: slechts een paar parameters bepalen het succes. Parameters die dagelijks zichtbaar en zinvol zijn. Informatie is goed, maar vertrouwen is beter…

Mobiliteit wordt niet beloond?!

In de afgelopen maanden hebben de nieuwe cao’s voor het onderwijs regelmatig het nieuws gehaald. Na soms moeizame onderhandelingen werd met trots aangekondigd hoeveel alle medewerkers er wel niet op vooruit gingen. Hogere percentages dan voorgaande jaren kwamen langs en er werden ruimhartige eenmalige uitkeringen aangekondigd. Zowel in het PO, VO als MBO ontvangen alle medewerkers in oktober deze eenmalige uitkering.

In de persberichten werd één ding niet vermeld. Bij een aantal van deze uitkeringen geldt, dat je niet van baan mag zijn veranderd in de afgelopen periode. Ben je in de afgelopen periode wel van werkgever zijn geswitcht, dan ontvang je minder dan je collega’s.

Hieronder een tweetal voorbeelden van het verschil, dat kan ontstaan tussen collega’s, die wel of niet geswitcht zijn van werkgever.

 

Voorbeeld 1.
Leraar basisonderwijs, die in het schooljaar 2017-2018 werd betaald naar schaal LA-14 (€ 3.401,-) voor 1,0000 WTF.

Vanaf 1 augustus wordt zij betaald naar schaal LA-15 (€ 3.482,-) en vanaf 1 september naar schaal L10-15 ( € 3.875,-).

Deze leraar ontvangt een eenmalige uitkering van 42% x € 3.875,- = € 1.627,50

Haar collega die op 1 augustus van baan geswitcht is maar dezelfde schalen en WTF had, ontvangt het volgende bedrag:
Van zijn oude werkgever ontvangt hij 36,75% x € 3.401,- = € 1.249,87.

Van zijn nieuwe werkgever ontvangt hij 5,25% x € 3.875 = € 203,44. Totaal dus € 1.453,31. Een verschil van bruto € 174,19. Netto is dat bijna € 90,00

 

Voorbeeld 2.
Docent MBO in schaal LB-12. Zij ontving over de periode januari t/m augustus € 4.019,- per maand. Vanaf september verdient zij € 4.123,-

Zij ontvangt een uitkering van 1% over (8 x 4019) + (1 x 4123) = € 36.275 x 1% = € 362,75

Haar collega die op 1 augustus van baan geswitcht is, maar dezelfde schalen en WTF had, ontvangt het volgende bedrag.

1% over (1 x 4019) + (1x 4123) = € 8.142 x 1% = 81, 42. Bruto dus € 181,33 minder. Netto is dat ruim € 90,-

In januari 2019 ontvangt dezelfde collega ook weer minder. In dit geval bruto € 163,20.

De eenmalige uitkering van € 750 voor al het personeel in het PO en de eenmalige uitkeringen in het VO kennen geen verschil tussen zittende en verkassende collega’s.

 

Ik vraag me af of dit de bedoeling is geweest van de cao-onderhandelaars? Heeft het te maken met het dreigende tekort onder leerkrachten? Denkt men hiermee, dat leerkrachten meer en langer op hun plek blijven zitten? Dat lijkt mij persoonlijk een nogal kortzichtige gedachte. Continuïteit is goed, maar een zekere mate van mobiliteit leidt veelal tot kwaliteitsverbetering. Nieuwe collega’s brengen vaak frisse ideeën mee of stellen nog vragen over zaken die de oude collega’s allemaal op de automatische piloot afwerken.

Het kan ook zijn, dan men bij de cao-onderhandelingen dit niet heeft onderkend. Dat zou helemaal kwalijk zijn. Je vraagt je af of de juiste deskundigheid dan wel aan tafel zit? Laat men tijdens de onderhandelingen de voorgenomen afspraken wel eens doorlezen aan mensen, die de afspraken moeten gaan uitvoeren? Zo ja, luistert men daar dan wel naar?

Aan de andere kant: als ze het wel doelbewust zo bedacht hebben waarom wordt dat dan niet uitgebreider gecommuniceerd?

Ik ben benieuwd naar uw mening.

Gezocht: Hulp bij mijn verandering!

Mijn collega Tom roept altijd: “Verandering is de enige constante binnen deze organisatie.” Ik denk dat hij gelijk heeft. Eigenlijk geldt dit tegenwoordig voor iedere organisatie, ook in het onderwijs. Wie heeft er niet te maken met efficiëntieslagen, kostenreducties, kwaliteitstrajecten, cultuurverandering, etc. Er is al veel onderzocht en geschreven over verandermanagement en er zijn speciale cursussen en opleidingen, die je als professional kunt volgen om de vaardigheden te leren die nodig zijn voor een succesvol verandertraject. En toch blijkt het doorvoeren van verandering in de praktijk lastig. Nog steeds mislukken veel pogingen om zaken te veranderen. Zo ervaren wij ook in de HR-praktijk van het onderwijs. Wij zien een rode draad: de aandacht voor de factor mens.

De factor mens
Grote veranderingsprocessen vragen een integrale aanpak, waarin tegelijk aandacht is voor de factoren technologie, processen en mens. In de praktijk is bij verandering vaak vooral aandacht voor de eerste twee: technologie en processen. Maar hoe zorg je ervoor dat de gewenste veranderingen echt beklijven? Het zijn niet de processen en de systemen die veranderweerstand vertonen, maar de mensen. Gedrag en de interactie tussen mensen bepalen in grote mate het succes van een verandering. Het gaat dus om gedragsverandering. Er voor open staan om eens anders naar zaken te kijken.

Relatie
Goede processen formuleren en systemen ernaar inrichten lukt vaak wel. Maar hoe krijg je die kennelijk cruciale factor ‘mens’ nu op het goede spoor? Hierin zijn de rollen van de bestuurder, de lijnmanagers en HRM-ers van cruciaal belang.

De bestuurder kan, door te zorgen voor verankering van het veranderdoel in de langetermijnvisie en de strategische agenda van het schoolbestuur, een kapstok creëren waaraan de besluiten in het kader van de verandering aan opgehangen kunnen worden. Hij zorgt voor ‘het goede verhaal’ waarin iedereen gaat geloven. Een goed verhaal is belangrijk; de relatie is wellicht nog belangrijker. Het lijnmanagement stuurt de medewerkers en zichzelf dagelijks bij om optimalisatie te bewerkstelligen in het organisatieklimaat. De prestaties en het continu anticiperen op verwachtingen worden daar logische onderdelen van. Het is noodzakelijk dat het lijnmanagement de impact en de rol begrijpt, die ze hebben hierin. Als de relatie tussen leiding en uitvoerende professionals niet functioneert, dan zal van de verandering weinig terecht komen. HRM faciliteert de lijnmanagers in deze rol door ze actief te coachen op het continu anticiperen op de dynamische verwachting van hun ‘klanten’.

Succesvol veranderen valt of staat bij de juiste blik: Houd voor ogen dat een organisatie eerst een menselijk systeem is met daarna waar zinvol een technische ondersteuning. Zorg ervoor dat het bestuur en lijnmanagement doordrongen zijn van het gewenste doel, zodat ze kunnen helpen bij het continu anticiperen op het voldoen aan verwachtingen… of is dat veranderen?

Maikel van den Bosch 

Passie voor je werk

Vakantietijd, komkommertijd, ook op de radio. Enige tijd terug schalde uit de luidspreker: “De meeste overuren worden gemaakt door managers en docenten.” Gemiddeld zijn deze doelgroepen goed voor zes overuren per week, aldus de onderzoekers. Daarna volgde zoals gebruikelijk een discussie over de geponeerde (vast)stelling. Vrijwel direct belde een ‘werker aan de weg’: “In onze branche is het heel gebruikelijk dat we gedurende de vakanties gemiddeld ook zes uren overwerken, maar dan per dag welteverstaan. Dat weten we en dat is nou eenmaal zo, want ’s-ochtends om vijf uur moet de weg weer open.” De radiopresentator: “Maar dan heeft je baas toch gewoon te weinig personeel in dienst?”. Wegwerker: “Welnee, je weet gewoon dat dit bij het werk hoort en als je daar niet tegen kunt, dan moet je ander werk zoeken”. Daarna belde een boer: “Ik werk gemiddeld 85 uur per week, zonder vaste pauzes en vrije dagen. Wel werk ik elke dag vanuit huis, het nieuwe werken hebben we in deze branche rond 1815 geïntroduceerd, haha.” De presentator reageert: “Ooh verschrikkelijk en dan ook nog die hitte en droogte”. Boer: “Verschrikkelijk? Nee hoor, voor mij is werken hobby en aan die droogte doe je niets, dat is de natuur. Voor de melkkoeien is het ff jammer dat ze de wei niet in kunnen, daarom verwen ik ze extra in de stal, zodat ze blij blijven, daar krijg ik veel voldoening voor terug, niet alleen melk…”. Daarna nog heel veel positieve verhalen over werken en dat het ook leuk kan zijn. Er belde geen manager en ook niemand uit het onderwijs. Opmerkelijk…

Toen ik in de jaren ‘80 als brood- en banketbakker mijn brood mocht verdienen in diverse bakkerijen was een 80-urige werkweek eerder regel dan uitzondering. Zwaar werk in intense hitte voor dag en dauw tegen een hongerloontje, maar niemand had het ooit over ‘overuren’. Waarom eigenlijk niet?

Feel good
We waren als team trots op ons vakmanschap en de waardering voor onze producten door onze klanten… Vooral dat laatste en dat elke dag opnieuw. Het bewustzijn dat je het team nodig had om dat gelukzalige gevoel van waardering elke dag te mogen scoren. Niet alleen de waardering vanuit de klanten in de winkel, maar ook de waardering vanuit de interne klanten, je collega’s, over de samenwerking en de ‘tussenproducten’ vanuit de verschillende processtappen. Nu is broodbakken een kort-cyclisch proces van zo’n drie à vier uur met zo’n tien ongelooflijk ingewikkelde en kritische processtappen. Tijdens een gemiddelde bakochtend liepen er zo’n dertig van dit soort processen kris kras door elkaar en het was een sport voor het team om alles goed te laten verlopen. Niet alleen voor de omzet, maar vooral voor de waardering en de ‘feel good’. Dan lekker zes uurtjes slapen om vervolgens weer aan een nieuwe cyclus te beginnen, want de prestatie van de vorige dag was inmiddels verschalkt. Dag in dag uit… Oh ja, productontwikkeling en bijscholing deden we in ‘eigen tijd’ maar dat maakte niet uit, dat hoorde erbij. Net als bij die ‘wegwerker’ en die ‘boer’…

Voldoening
Weten waarvoor je het doet en waardering krijgen voor je werk begint met de vraag: ‘Wie is mijn klant en wat wil mijn klant?’. Dat lijkt complexer dan het is: Vraag binnen of buiten je team gewoon eens aan de ‘afnemer’ van jouw werk hoe tevreden zij/hij is over jouw output. Durf daar met elkaar kritisch op te zijn, want uiteindelijk moet je met het team de afgesproken of verwachte kwaliteit leveren. Dat geeft voldoening, uiteindelijk weet je immers of je als individu en als team aan de verwachtingen voldoet. Probeer die verwachting ook eens te overtreffen. Tools als software zijn daarbij soms handig, maar niet essentieel, het is meer een intermenselijk ding. Zoek elkaar op met de vraag: ’Ben je blij met mij en mijn werk en hoe kan ik je nog blijer maken? Daarna hebben we het over voldoening en werkgenot… De mix moet voor jou goed zijn en dat is heel persoonlijk.

Tom Harmsen 

AVG: Hoe is het er nu mee?

De afgelopen maanden werd regelmatig over de AVG gesproken, want per 25-05-2018 was het zover; de Algemene Verordening Gegevensbescherming trad in werking voor de gehele Europese Unie. U en wij hebben ons daar natuurlijk op voorbereid. We deden onderzoek naar de consequenties voor onze organisaties en werden (ongevraagd) geïnformeerd door diverse instanties welke maatregelen we moe(s)ten nemen om te kunnen voldoen aan de nieuwe wet. En natuurlijk zijn we nu allemaal AVG-compliant.

Helaas moeten we constateren dat de AVG nogal abstract is en duidelijke uitwerking veelal ontbreekt. Zo staat bijvoorbeeld in artikel 28 van de AVG dat de Verwerker: “… afdoende garanties biedt met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen opdat de verwerking aan de vereisten van deze verordening voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd”. Op welke wijze moeten we deze garanties in de praktijk geven? Hoe moet je bijvoorbeeld persoonsgegevens beveiligd mailen? Als organisatie wil je natuurlijk voldoen aan de AVG, maar het was soms zoeken naar een afdoende oplossing.
Enkele keren heb ik de Autoriteit Persoonsgegevens benaderd om duidelijk te krijgen welke maatregelen voor ons en u als onze klant afdoende zijn. Gelukkig geven zij vaak wel praktische adviezen. Maar soms weten zij ook niet wat de juiste oplossing is en adviseren zij jurisprudentie af te wachten. Belangrijk is dat je kan aantonen dat je binnen je organisatie bewust bezig bent met de AVG. Zorg er daarom voor dat je minimaal beschikt over Verwerkingsregisters en Verwerkersovereenkomsten.

Vanzelfsprekend moet de organisatie technische en organisatorische maatregelen nemen om te kunnen voldoen aan de AVG. Denk bijvoorbeeld aan versleuteling van persoonsgegevens en beleid op het gebied van wachtwoorden en autorisaties en over de manier waarop gevoelige informatie uit kan lekken. Niet alleen digitaal (rondslingerende usb-stick, mail, Excelsheets, e.d.), maar ook informatie op papier!
Minstens zo belangrijk is dat de betrokkenen zich bewust zijn van de omgang met privacygevoelige informatie; op welke wijze verstrekken we persoonsgegevens en aan wie mogen wij deze verstrekken?

Als Functionaris Gegevensbescherming van Merces wil ik u het volgende niet onthouden. Vorige maand verloor in Dordrecht een vrachtwagen vertrouwelijke papieren (salarisstroken, werkgeversverklaringen en jaaropgaven) die voor vernietiging bestemd waren. Voorbijgangers waren attent, hielpen bij het oprapen en zagen de gevoelige informatie. Zo ziet u maar dat privacy niet alleen systemen/applicaties raakt, maar alle activiteiten die in uw organisatie plaatsvinden.

Met de zomervakantie in zicht, wens ik u een ‘AVG’: Aangenaam Vakantie Genot!

Dick Zwart 

Selfservice in HR2day
Werkt u met HR2day? Wist u dat een van de mogelijkheden van Selfservice in HR2day is dat medewerkers hun eigen loonstrook in kunnen zien in het EIC (Employee Interaction Center)? Op deze manier hoeven de loonstroken niet meer via de email verzonden te worden én kunnen deze niet meer “kwijt” raken of per ongeluk gewist worden. Zo kan deze altijd en overal geraadpleegd worden, helemaal AVG-proof! Bent u benieuwd wat Self Service voor u en uw organisatie kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij gaan graag met u in gesprek om de mogelijkheden te bespreken.

 

Relevante officiële documenten AVG:
Wettekst
Uitvoeringswet
Handleiding

Begroting: denk andersom!

Na een heerlijke zomervakantie buigen de meeste schoolbesturen zich over de jaarlijkse begroting. Een bezigheid die niet zelden zo lang mogelijk wordt uitgesteld. Vaak ziet men er tegenop, maar eigenlijk is een begroting niet meer dan cijfers die samenkomen, voortvloeiend uit een beleidsplan. Het is het de laatste stap in de besluitvorming en antwoord op de vraag: Wat wil je als school bereiken en hoeveel geld geef je daar aan uit? Logisch, toch?

Omdraaien
Zo logisch blijkt dat voor velen niet te zijn. Als ik bij besturen aan tafel zit, wordt mij vaak gevraagd hoeveel men uit mag geven. Ik draai het dan graag om en begin met de vraag: Wat zijn je doelen, waar wil je heen met deze school? Die euro’s volgen later wel, het is veel belangrijker om na te denken over een plan om de leerling het best mogelijke onderwijs te kunnen bieden. Vervolgens vraag je je af welke keuzes nodig zijn om dit doel te behalen. Investeer je bijvoorbeeld in nieuwe ICT-oplossingen of nieuwe leermethodes? Of neem je meer of ander personeel aan? HR heeft met 80-85% van de kosten natuurlijk de grootste weerslag op de begroting, maar alle keuzes die je maakt hebben financiële gevolgen. Weet daarom wat je doet met je geld en vooral: waarom.

Verantwoording
Ik stel graag de juiste vragen om helder te krijgen wat de doelen en ambities van scholen zijn. De onderwijskundige kennis ligt natuurlijk grotendeels bij de schoolbesturen, maar samen komen we tot mooie, haalbare doelen om onderwijs beter te maken. Pas als dit allemaal duidelijk is, kijken we naar het kostenplaatje en plakken we budgetten op die doelen. Zo heb je altijd een goed verhaal om uitgaven te verantwoorden en belangrijker: zo wordt geld optimaal besteed.

Om tot een gedegen plan te komen, is het zaak op tijd na te denken over doelen, ambities en bijbehorende budgetten. Ik ga graag met schoolbesturen om tafel om mee te denken! Neem gerust contact op met mij of een van mijn collega’s.

Rick Peters van Ton 

De medewerker centraal

Sinds begin 2017 is Merces gestart met het implementeren van een module waarmee medewerkers van Openbaar Onderwijs Zwolle (OOZ) zelf verantwoordelijk worden voor declaraties, wijzigingen in contracten, ziekmeldingen en verlofregistratie. De selfservice is een modulair onderdeel van HR2day, het systeem waar OOZ mee werkt.
Deze module is het afgelopen jaar in samenwerking met Merces gefaseerd uitgerold. OOZ is uniek in het gebruik van dit systeem, omdat medewerkers zelf allerlei mutaties doen, zoals het wijzigen en registreren van uren. Bij veel andere onderwijsinstellingen blijft het bij het wijzigen van adressen, telefoonnummers en worden hooguit declaraties door medewerkers zelf gedaan, maar waarom eigenlijk?

Tradities doorbreken
Nog vaak zie je het traditionele patroon waarin de manager bepaalt wat er gebeurt. Maar ik denk dat als medewerkers zelf een bijdrage kunnen leveren en meer verantwoordelijkheid krijgen, dat zowel hun actieve organisatiebetrokkenheid als het werkplezier vergroot. Als je zelf de regie krijgt, dan voel je je meer betrokken en ik denk dat je je daardoor sneller thuis voelt. Sommigen vinden misschien dat het beheren van eigen gegevens door medewerkers te ver gaat, maar er zijn genoeg voorbeelden waar het al wel werkt. Neem (zorg)verzekeringen: je kunt zelf altijd je gegevens inzien en beheren, dus waarom zou dit op je werk niet kunnen? Natuurlijk worden je gegevens altijd gecontroleerd, wel zo fijn voor je manager én jezelf.
OOZ snapt dit volgens mij heel goed. Zij vinden eigenaarschap bij de medewerkers heel belangrijk en dat zie je door de hele organisatie heen, dat is hun ambitie. De loopbaanontwikkeling van de medewerkers wordt bepaald door de medewerkers zelf; zij bepalen hoe ze hun doelen willen bereiken. Het idee dat de medewerker in control moet zijn hebben wij nu doorgevoerd in hun nieuwe ‘Selfserviceflows’ binnen HR2day.

Generatieverschillen
Ik heb bij OOZ wel gemerkt dat verschillende generaties anders tegen selfservice aankijken. Jonge mensen vinden het vaak heel fijn. Zij zijn opgegroeid met automatisering en weten al bijna niet beter. Ze hebben de regie graag zelf in handen en hebben het liefst alles digitaal. Voor hen is het extra fijn dat het selfservicesysteem ook vanuit huis bereikt kan worden en het systeem ook via de mobiele telefoon perfect werkt. De oudere generatie kijkt hier aanvankelijk iets anders tegenaan. Zij moeten er wat meer aan wennen. Toch zag ik dat het meer gaat om de angst voor verandering, dan dat ze er echt op tegen zijn. Gelukkig lost deze angst meestal vanzelf op; mensen helpen elkaar onderling, wat ook juist weer een positief effect heeft.

Volgens mij zouden meer scholen actief met selfservice aan de gang moeten gaan. Dat is echt niet eng maar juist een doeltreffende manier om medewerkers meer betrokken te maken en daarmee hun werkplezier te vergroten. Merces helpt hier graag bij! Bent u benieuwd geworden naar de mogelijkheden voor uw organisatie?

Neem gerust contact op met onze relatiemanagers Maikel van der Bosch of Tom Harmsen.

Procesoptimalisatie

Manager Selfservice, Medewerker Selfservice, Workflows, HR Analytics en Digitale Personeelsdossiers; enkele termen die u vast niet ontgaan zijn. Ze zijn dagelijks onderwerp van gesprek op de HR-afdelingen van onderwijsinstellingen en van menig relatiegesprek met Merces. Want hoe kunt u meegaan met deze trend van procesoptimalisatie door het digitaliseren van HR-processen?

Op de websites van HR-software leveranciers leest u prachtige oneliners over de voordelen die hun digitale oplossingen uw organisatie biedt: “Administratief werk verdampt door de komst van procesoptimalisatie”. Of “Selfservice helpt u om zich te profileren als een moderne werkgever” en “eHRM biedt de mogelijkheid om medewerkers en managers via een portal beter te betrekken bij de HR-processen”. Allemaal waar, maar daar hangt wat mij betreft wel iets aan vast. Want het succes van de digitalisering valt of staat bij de gedragenheid vanuit de organisatie. Pas wanneer de digitale oplossing breed in de organisatie in gebruik is kun je spreken van een succesvolle implementatie.

De belangrijkste vragen voordat u start met het vormgeven van een digitaliseringsproject zijn wat mij betreft de vragen naar de drijfveren en het verwachte rendement op de investeringen in tijd en geld. Vragen als: Welk resultaat denkt u te kunnen behalen door Selfservice of andere vormen van digitalisering in te zetten? Voor welke uitdagingen staat het management voor op HR-vlak? Wat is de huidige cultuur als het gaat om digitaal werken en hoe groot is de veranderingsbereidheid op dit vlak onder het personeel? Heeft u de antwoorden scherp?

Deze vragen helpen u om te bepalen met welke functionaliteiten u Selfservice het beste kunt introduceren in uw schoolorganisatie. Want er zijn nogal wat opties. Hierdoor zijn er mogelijkheden voor ieder bestuur. Het hangt niet af van uw schaalgrootte of ambitieniveau op HR-vlak of Selfservice wel iets voor u is, maar wel welk onderdeel het beste past. Het grootste voordeel zit mijns inziens in het optimaliseren van de bedrijfsvoering door juistheid in combinatie met tijdigheid en de controle daarop te garanderen vanuit de digitale flows. Medewerkers hoeven de bedrijfsvoering niet meer in de volle breedte en tot in de puntjes te snappen, maar nemen automatisch deel aan processen, zonder zich druk te hoeven maken over het waarom en wanneer. Mensen kunnen zich weer toeleggen op hun échte toegevoegde waarde vanuit de inhoud. De individuele interpretatie op prioriteiten is daardoor niet langer een issue en geeft geen verstoringen in de procesprioriteiten. Eenvoudig gezegd: ’Mensen zijn nog wel afhankelijk van elkaar, maar niet van elkaars prioriteiten’.

Voor ieder schoolbestuur liggen er dus mogelijkheden voor procesoptimalisatie door digitaliseren. Daar ben ik van overtuigd. Ik ga hier graag met u over in gesprek.

Stuur mij een mail of bel mij op 06 24 86 93 70.
U kunt mij ook vinden op 

 

Vroeger was alles beter?

1985 was een belangrijk jaar in onderwijzend Nederland. Niet alleen werden de kleuterscholen en lagere scholen samengevoegd tot basisscholen, ook werd de bepaling van het bruto salaris voor meesters en juffen aangepast. We gingen ze in het vervolg leraren en docenten noemen en ze werden niet meer betaald naar hun opleiding maar naar die nieuwe functie.

Tot die tijd werd je salaris bepaald aan de hand van je leeftijd en het aantal diploma’s dat je had. Haalde je naast het akte voor ‘bevoegd onderwijzer’ ook je akte voor ‘volledig bevoegd onderwijzer’ dan ging je mooi een salarisschaal omhoog. Haalde je naast je tweedegraadsbevoegdheid ook je eerstegraadsbevoegdheid, dan was er ook voor jou een schaal extra.  Mocht je na een opleiding een extra vak geven, ook dan kon je in een aantal gevallen rekenen op meer salaris.

Op dit moment is de roep om bijscholing en een hoger salaris ook weer actueel. In het kader van een leven lang leren is er een lerarenregister opgezet. Voor meer salaris komen we in actie met nieuwe actiegroepen.

Ik weet, dat het verband wat ik suggereer tussen meer opleiding en meer salaris niet meer van deze tijd is en het onderwijzend personeel daarmee ongetwijfeld te kort doet. Maar toch schieten deze te gemakkelijke vergelijkingen soms even door je hoofd  en dan denk je: “Was het vroeger echt beter?”.

In de jaren na 1985 werd ook de financiering van het onderwijs omgevormd. Het begon in 1987 met Lumpsum voor het HBO en zou via het MBO (1991) het VO (1996) duren tot 2006 (PO) voordat de hele operatie was afgehandeld. Met slogans over meer beleidsvrijheid en doelmatiger besteding van onderwijsgelden werden risico’s bij schoolbesturen gelegd. Risico’s die voorheen bij het Ministerie lagen en de minister jaarlijks op kritiek kwam te staan van de rekenkamer. Er was bijna ieder jaar wel een overschrijding van de onderwijsbegroting als gevolg van een stijgend ziekteverzuimpercentage, hogere pensioen- of sociale lasten, etc. Die risico’s zijn inmiddels afgedicht. De begroting van het departement wordt netjes gevolgd. Maar bij wie ligt het risico nu? En wordt er door die risico’s te verleggen inderdaad doelmatiger met de middelen omgegaan. Of is het alleen maar matiger en zijn we het doel vergeten?

Er is natuurlijk wel meer beleidsvrijheid voor de werkgevers in het onderwijs gekomen. Dat betekent ook, dat er veel meer decentraal geregeld moet worden. Ik vraag me weleens af, of het aantal mensen die nu nodig zijn om het beleid te maken bij de scholen zelf even hoog is als het aantal mensen dat op het Ministerie gestopt is met beleid maken.

Moeten we dan maar terug naar de oude situatie? Nee, natuurlijk niet: de beleidsvrijheid biedt veel kansen voor onderwijsbesturen om kwaliteit dicht bij de leerling te organiseren. Maar af en toe even achterom kijken om te zien welke weg we gelopen hebben is niet zo verkeerd. Misschien zien we nog waar we de verkeerde afslagen genomen hebben en waar we misschien iets minder hard hadden moeten gaan. Dan begrijpen we misschien beter waar we nu zijn en snappen we mogelijk ook beter hoe we vooruit kunnen komen.

ook kleinere schoolbesturen kunnen meer zelf doen

Groot regelt het zelf wel…
Veel grote schoolbesturen hebben HRM- en Finance expertise in eigen huis. Logisch, want het gaat vaak om grote aantallen medewerkers, waarbij op basis van routine een aantal vaste personeelsdiensten wordt geleverd, zoals salarisberekeningen en –betalingen, afdrachten. Daarnaast is er de financiële administratie met inkomende en uitgaande facturen, betalingen, financiële verantwoording, begrotingen, overzichten ten behoeve van het management, etc. Ook vindt er vaak vanuit de betreffende stafafdelingen advisering plaats aan management en individuele werknemers. Grotere schoolbesturen hebben vaak ook aanvullende regels en processen die allemaal worden gemanaged en uitgevoerd door die afdelingen. Kortom, daar leveren wij vaak onze software en geven we alleen technisch-functionele ondersteuning wanneer nodig, aangevuld met bijzondere expertise op afroep.


Klein en middelgroot besteden vaak uit
Kleine en middelgrote schoolbesturen hebben dezelfde routines en advisering nodig maar minder werknemers en dus minder financiële middelen om het brede palet aan expertise en menskracht in huis te hebben. Zij besteden dit dus uit, dat is een logische keuze. Echter vaak gebaseerd op traditionele, handmatige processen en op standaards vanuit het betreffende administratiekantoor dat gebruik maakt van traditionele software. Niets mis mee, maar er is al enige tijd een alternatief…


Het kan anders, goedkoper en beter
Sinds de komst van de moderne, intelligente software van HR2day kunnen we processen anders (lees: efficiënter) inrichten. Hierbij wordt veel dubbel en handmatig werk, inclusief signalering en controles, automatisch wordt geregeld en vindt de invoer en verwerking direct plaats bij de bron: medewerkers voeren o.a. ziekteverzuim, verlof en declaraties zelf in en het systeem zorgt dat de juiste acties, zoals goedkeuring of melding door het systeem worden opgestart. Papieren formulieren verdwijnen en alle relevante informatie wordt in het digitale personeelsdossier bewaard. Moderne software zoals HR2day is goed in routinewerk zodat uw HRM- en Finance medewerkers tijd hebben voor de uitzonderingen. En als u die medewerkers niet hebt, dan helpt Merces u verder met een tijdelijke of langdurige oplossing waarmee u veel geld bespaart: onze deskundige servicedesk en werkplekbegeleiding. Daarmee gebruikt u expertise als het nodig is. Zowel voor operationele invoer in systemen als eenmalige jaarlijkse acties zoals bijvoorbeeld het opstellen van de begroting en uw jaarverslag.


AK 2.0….
De digitalisering van processen is juist voor kleine en middelgrote besturen de kans om te kiezen voor een goedkopere en efficiëntere oplossing in plaats van uitbesteden aan een traditioneel administratiekantoor. Wij van Merces noemen dat AK 2.0, niet bijster origineel, maar het doet wel wat het belooft: een individueel dienstenarrangement met behulp van moderne middelen tegen een scherpe prijs! Natuurlijk is het wel noodzakelijk om de processen optimaal te digitaliseren. Wij merken dat medewerkers net zoals bij thuiswinkelen op internet, snel gewend zijn. En dat alles implementeren wij voor u op basis van een vooraf opgesteld en beknopt veranderplan, gebaseerd op hoge kwaliteitsstandaarden en jarenlange ervaring.


Afscheid nemen doet pijn (?)
Wij merken in gesprekken met schoolbesturen dat zij in eerste instantie vaak opzien tegen het afscheid nemen van hun huidige leverancier. Tenslotte weten die schoolbesturen wat ze hebben. Maar tegen welke prijs? En past de dienstverlening nog bij de dynamiek van nu? Als u bijvoorbeeld veel vervanging moet regelen, hoe snel is uw administratie dan weer bij?


We komen op de koffie
Wij dragen graag bij aan meer geld voor het onderwijs door uw administratiekosten te helpen verlagen en de dienstverlening aan uw medewerkers en management te verbeteren. Hoe? Laten we een afspraak maken: u regelt de koffie, wij de koekjes en wij vertellen u graag hoe snel en goed u de stap kunt maken. En wij laten u graag meekijken bij klanten die deze stap al gezet hebben. Uiteraard adviseren wij u ook om te wachten als blijkt dat u beter voorlopig alles bij het oude kunt laten. Graag tot ziens!
Eigenlijk zijn we al onderweg, goed nieuws brengen is leuk!